マニュアルを作成しなければいけないけれど、どうすればいいのかわからないということはないでしょうか。業務上マニュアルがあるとないとでは、業務効率に大きく影響します。
このページでは何かいいテンプレートがないか探しているというあなたの役に立つような業務マニュアル作成のための参考テンプレート集を紹介します。
特に、今すぐマニュアルを作る必要がある、そんなあなたに今すぐ使えるマニュアルテンプレート集をご紹介していきたいと思います。
本記事では、マニュアルの作成にはMicroSoftOfficeの各ソフトウェアで利用可能なワード、エクセル、パワーポイントでそれぞれ使えるマニュアルテンプレート集をご紹介していきます。
ワードで使える！業務マニュアル作成テンプレート！
最初にご紹介するのは「SILAND」が公開するテンプレート集です。
特に操作方法についてのマニュアルに特化しており、テンプレートは図を多く利用して説明がされています。
このマニュアルを参考にしてマニュアル制作をすれば、図と文章の割合もよく、実際の画面とマニュアルの図面を見比べて作業が出来るので初めて使うソフトでも無理なく使うことが出来そうです。
次にご紹介するのは「Office templates & themes」が公開するテンプレート集です。
マイクロソフト社公式から提供されているマニュアルですので、ダウンロードすればそのまま違和感を覚えることなく使用することが出来ます。
プレゼンの資料作りから貸借対照表まで幅広くマニュアルが用意されており、営業や経理など色んな職種でマニュアルを作成することが出来ます。
初めての資料作りで見やすい資料の作り方が分からないときはここからテンプレートを探してきて作成し、徐々に自分らしい資料を作れるようになるステップアップに使ってはいかがでしょうか。
次にご紹介するのは「テンプレートBANK」が公開するテンプレート集です。
こちらは新人教育をする際に必要なビジネスマナーや電話応対と言った、社会人を始めるときに必要な教育を行う時に役立つテンプレートが多数あります。会員登録が必要ですが、登録は無料。教育を行った後に理解できているかどうかチェックするためのテストのテンプレートまで用意してあるので、どれだけ相手が理解しているのか確認することも出来ます。
伝えたから理解した、と限らないのが教育の難しいところです。テストを通じて相手の理解度を知り、また、教育される側も自分がどれだけ理解できたかを知ることが出来るので、お互いの認識のすれ違いが無くなります。
ワードでは３つのテンプレート集をご紹介しました。
最後のテンプレートBANKはマニュアルを作成するだけでなく、理解したかどうかのチェックを行うテストのテンプレートまで各種そろっているので、新人教育をする上で理解の一致をスムーズに行えます。
また、「Office templates & themes」は、マイクロソフト社が公式に提供しているテンプレートです。他のサイトでテンプレートをダウンロードしたけれど、ワードで実際使ってみたら、フォーマットが崩れてしまうという心配もないので確実にマニュアルを作成したい場合はオススメです。
エクセルで使える！業務マニュアル作成テンプレート！
エクセルでのマニュアルテンプレート集としてご紹介するのは「テンプレートの無料ダウンロード」が公開するテンプレート集です。
こちらでは業務マニュアルのテンプレートをダウンロードすることが出来ます。
更に嬉しいのが内部向けと外部向けのマニュアルテンプレートがそれぞれ用意してあることです。
基本的にマニュアルは内部に向けて作られることがほとんどで、マニュアルテンプレートも内部向けのものが多いですが、外部に向けてマニュアルを作成しなければいけないこともあるでしょう。
その時にこちらの外部向けマニュアルテンプレートはとても役立ちます。
内部向けよりもより優しく文字の大きさまで配慮されているのがいいですね。
また、こちらのサイトでは業務マニュアルの他にもビジネスで使えるマニュアルが数多く展開されています。
資料作りに困った時は役立つサイトです。
パワーポイントで使える！業務マニュアル作成テンプレート！
まずご紹介するのは「bizocean」が公開するテンプレート集です。
こちらのサイトでは操作マニュアルのテンプレートがあり、カラフルな色合いで一目見て分かりやすいと思えるようなテンプレートが多く存在しています。
一人で作成しているとつい独りよがりの文字ばかりのマニュアルになってしまいがちですが、もともと枠組みや色合いが決まっているテンプレートを使用すると、伝えるべき文章だけに集中できるので作業もはかどります。
また、近年紙媒体における活字を読む機会が減った若い世代にとって、デジタル媒体で資格的に学ぶことが出来るパワーポイントはとっつきやすい印象を持つこともあるでしょう。
また、重要部分だけをパワーポイントで視覚的に説明し、細かい部分を紙媒体で説明するなど役割を分けると、より理解も深まることでしょう。
次にご紹介するのは「パワーポイントフリー素材のDigipot」が公開するテンプレート集です。
こちらにあるのは簡易的なマニュアルテンプレートですが、本格的なマニュアルを作る前に、簡易的にマニュアルを作成して効果を一度見てみたい、と言ったときに使用するのにおすすめです。
こちらもパワーポイントでのマニュアルで、表紙部分や細かい枠組みが既に作成されていますのでとても使い勝手がいいです。
また、マニュアルをダウンロードして使用する時に気を付けなければいけない点や、入力する場所も分かりやすく指示してあるので、テンプレートをダウンロードしたはいいけれど、どう入力すればいいのかが分からないといったこともなく利用が出来ます。
パワーポイントでは2つのテンプレート集をご紹介いたしました。
パワーポイントはエクセルやワードと違い、より簡易的に業務を伝えられるので、最初に大まかな仕事の流れなどを説明する際に使用すると効果を発揮します。
パワーポイントでは細やかな説明まで行うのはやや難しいため、エクセルやワードのマニュアルと併用するのが望ましいです。一方で、マニュアルに動画などを入れる場合はパワーポイントが相性いいでしょう。動画や図絵などは視覚的に物事を把握、理解するには有効です。
業務マニュアル作成の目的！仕事を「見える化」する業務フローの簡単な作り方
業務マニュアルを作成する前に、自分の仕事をフローチャート化すると行っている仕事を整理でき、実際自分がどのような手順で作業を行っているかも明確にすることができます。
いざ業務マニュアルを作成しようと思っても、頭の中で考えているだけでは作業があちこちに飛んでしまって、話題があちこちに飛んでしまうこともあるでしょう。
そのようなマニュアルでは初めて読む人には訳の分からないマニュアルとなってしまいます。
業務フローのテンプレートは各種サイトにありますので、そちらを利用し業務マニュアルを作成する前に業務フローを作成するのも一つの手です。
厳選マニュアルテンプレートを活用してマニュアルを作成するポイント！
以上、MicroSoftOfficeで用いることのできるマニュアルテンプレート集をご紹介しました。
多数のテンプレサイトがあるので、マニュアルの構成等を考える必要がなく、記載する内容を考えマニュアルを作成することが出来るのは時間短縮にもなりますし、初めてマニュアルを作成する人もスムーズに作業に取り掛かることができるでしょう。
また、マニュアルを作成する前にフローチャートを作成してから作業に取り掛かると、頭の中が整理され、より良いマニュアルを作成できるのではないかと思い、マニュアル作成前のフローチャートテンプレートもご紹介しました。
マニュアルテンプレートと合わせて利用するとより質の高いマニュアルを作成できます。
