マニュアルとは何か?マニュアル作成に必要な最新マニュアル事情やマニュアルの目的・語源を徹底解説

マニュアルとは何か?マニュアル作成に必要な最新マニュアル事情やマニュアルの目的・語源を徹底解説
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マニュアルとは何か?マニュアル作成に絶対に必要なこと

マニュアル(manual)とは簡単に言うと、使用説明書や取扱説明書、作業の手順などを体系的にまとめた手順書のことです。

元々はラテン語が語源となっており「手が動く」という意味であることから具体的にどのように行動したらいいのかを示したものです。
また、マニュアルには企業の戦略上のコンプライアンス維持の重要性、経営側の行動とその実行をする現場の行動を結びつけるという機能もあります。
元々は工場などの流れ作業で利用されていることが多いですが、最近ではコンビニエンスストアやスーパーなどの飲食店、サービス業でも活用されており、特にサービス業においてはマニュアルの活用用途は幅広く活用されています。
ビジネス分野では仕事の処理手順や手続きを記述した事務手順書、処理要綱、パソコンや情報システムなどのハードウェアやソフトウェアに使い方に関する使用説明書や操作説明書、さらに企業理念や社員の行動規範など主に業務において作業の手順を体系的にまとめること、また会社や組織の持つ良き伝統、社員のもつノウハウや知識を組織として共有、伝承していくことを目的として経営と現場の行動を結ぶ戦略的なツールとして活用されることが増えてきました。このようにマニュアルは作業手順を体系的にまとめることで、様々な目的に利用されることとなっています。すなわちマニュアルを作成する上でもっとも大切なのは作業を手順化・体系化することです。

マニュアルが生まれた背景を解説!今後活用されるマニュアルを作るために必要なこと

現代はインターネットをはじめとする外部環境の変化、特にオンラインの情報化が進み、同時にグローバルな時代へと突入しています。今後、新しい分野に進出するためにも、知識の習得や能力をより一層高めていかなければなりません。
昨今では残業時間の削減、休暇取得推進などといった働き方改革が進んでいますが、ただ実行するだけでは意味がありません。今までの仕事量で残業時間を削減するためにはどうすればよいのか、そのためにどのような行動をすればよいのか、企業にはこれが求められている時代になってきました。
また、業務の中でもっとも効率的に、かつ正確でコストパフォーマンスのよい最適な行動をしていくために、時代の流れに沿った企業にするためにマニュアルを作成し、活用していくのです。
一般的に企業内には、経営理念につながるために経営者の責任で扱われる文書、個人情報保護や社員が業務をするために社内ルールのような管理者の責任で扱われる文書、一般的な業務マニュアルや作業マニュアルと呼ばれる行動指示書があります。この3つはあくまでも社内文書の一部であり、独立した文書ではありません。会社組織、経営システムと行動の規範や規定、指示の関連性を把握した上で作成しなければなりません。
また、マニュアルは常に正しく検証されなければなりません。マニュアルを利用する社員、実際の使用者がマニュアルを勝手な解釈することを防ぐために、経営者や管理者の責任において管理されるマニュアルを作ることが望ましいですし、会社にとって何をするためのものなのか、どうすれば会社にとってメリットになるのかを意識させることが大切です。それによって経営者、管理者が何を望んでいるのか、マニュアルを利用する社員に対する意味づけができます。また、経営者、管理者が社員を評価する指標の1つになると意識付けることもできます。
そのため社員にとっては1つの評価方法になりますし、マニュアルによって体系化された評価手段があることにより、会社や経営者に対して信頼を生む効果もあります。
このようにマニュアル利用者の目線を持ち、はっきりとしたコンセプトを設定しそれが正しく使用されているのか、浸透しているのかを管理することによって今まで以上にマニュアルの恩恵が受けることができます。今までのような目的を達成するための実践的な知識や技術を伝える、あるいは企業が考えた通りに統制するためのマニュアルでは今後の社会では通用しなくなるかもしれません。現在では経営側と社員側、双方にとって効果的である必要性が高まってきています。

マニュアル活用事例を用途別に紹介!マニュアルの具体例と活用するために必要な運用事例

・教育ツールとして活用

新入社員、スタッフの仕事を覚えるための教育ツールとして活用します。
初めて仕事を担当するときは仕事内容や仕事のやり方を学びます。この場合、交代勤務などにより勤務日によって教わる人が変わる場合があります。人によって仕事のやり方が違うため、教わる側はそのやり方が正しいのか混乱します。最終的に結果は同じかもしれませんが、これは決して効率的ではありません。
このようなことは業務が標準化されていないからです。マニュアルを活用すれば、仕事を教える側だけではなく教わる側にとっても役立ちますし、教える側も仕事の確認ができいつでも正しい仕事を教えることができ、教わる側も仕事の基準がわかり正しい仕事を覚えることができます。
例えば飲食店であれば接客・陳列・清掃・調理マニュアル、外国人従業員のための身だしなみのマナー、業種特有の専門用語のマニュアルなどたくさんのマニュアルがあります。そのマニュアルの共有する範囲を広げれば教える側の指導する時間短縮になりますし、教わる側も仕事を覚える時間短縮にもなり、質の向上も期待できます。

・習得状況や人事評価制度に活用

社員は一人前になるまでにたくさんの仕事を学ばなければなりません。通常、OJTが中心になりますが、この時にマニュアルを活用できます。仕事をその場その場で随時指導していくと、特定の社員や特定の業務だけに偏った指導になる可能性があります。これでは覚えてほしい仕事の範囲が広がりません。これを防ぐために覚えるべき仕事の全体を社員に示すことで、業務の習得状況を確認しながら、業務を覚えていくことができます。教える側も、誰がどこまで仕事を覚えているのかをチェックしやすくなりますので、社員教育もスムーズに進められることになります。
また業務マニュアルを評価項目にして、社員別の状況を定期的に評価し人事評価へ活用することもできます。未習得のものがあれば期限までに習得させるような指導もできますし、社員の自己啓発にもつながり、優秀な人材育成に活用することもできます。

・リスクの軽減

製造業などでは、作業マニュアル、設置・メンテナンスマニュアル、品質確認指示書などが挙げられます。ごく限られた人にしか知らないこと、できないこと、こういう業務はあるかと思います。マニュアルは関係者だけに配布されただけでは意味がありませんので、どのようなマニュアルが作成されたのか、その目的に沿って活用してほしいことを周知徹底しなければなりません。手遅れになる前に常に緊急事態を想定し、マニュアルに基づいた正しい行動ができるか日頃からチェックしておくべきです。
例えば火事や地震といった自然災害などの緊急時の初動対応など、誤った対応や時間がかかる対応を行っていては手遅れになる恐れがあります。
このような緊急事態となった場合には誰もがパニックになり、冷静な判断をすることは難しくなります。そのため常に緊急事態を想定し、日頃からマニュアルに基づいた正しい行動ができるのかチェックして、周知徹底しておけば限られた人への依存のリスクを軽減することができ、事故を最小限に抑えられることにも繋がります。

最新のマニュアル事情とは?動画マニュアルや用途別マニュアルツールを比較

マニュアルは色々な目的や用途で必要になります。
現代ではマニュアルは様々な場所で様々な形で活用されており今でも一般的に紙のマニュアルは活用されています。
音やDVDなどの映像によるマニュアルもありますが紙のマニュアルに比較して高価なものがが多く、持ち運ぶのが困難で利便性が高いものでは決してなかったため、一般的には広く普及していませんでした。
しかし、インターネットの発達により業務における映像配信型や動画配信型のマニュアルの需要も高まっていきました。
動画を活用し、クラウド上に動画マニュアルを置くことで、インターネットを介して双方向でのやり取りができるのがクラウド型マニュアルツールです。現場と本部をつなぎ、遠隔マネジメントを可能とし、サービスの向上にも繋がります。最近ではサービス業を中心に導入する企業が増えています。配信型や動画は時間短縮にもなり、タブレットやパソコンからも閲覧でき、いつでもどこでも学べますし紙に比べてコストを抑えられ、一度作れば簡単にデータで送ることができます。例えばClipLine株式会社ではOJTを動画化し、クラウド上で双方向型のマニュアルサービス「ClipLine」を展開しています。
このように従来の紙のマニュアルをデジタル化することにより、効率化を図ることができ、最大限の効果を引き出すことができます。目的や用途に合わせ、様々なマニュアルを検討し、活用されマニュアルは飛躍的な進化を遂げています。

今後のマニュアル事情はどうなる?マニュアルの活用用途の広がりを解説

 

マニュアルは単なる取扱説明書だけではありません。一人一人が持っている知識を共有し、「伝える」ためのツールです。今後は業務上、有効な武器になっていくはずです。
企業が成長していく中では、顧客情報や面談情報など、効率的に業務をおこなうためにITシステムが必要不可欠になってきています。紙から動画へ、それもダウンロードして使う時代へと変わっていくのです。
上にあげたような活用法を取り入れ、尚且つ有効的に活用しなければなりません。
社内の体制整備や基盤固めといった現状維持だけでは今後成長していく企業に遅れをとるかもしれません。
「人員を増やし即戦力になる人材の確保」
「店舗、支店を増やしていきたい」
「新しいことをはじめたい」
このように今後、企業が成長していくためのツールとしてマニュアルは色々な用途で活用されていく可能性が高いです。

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