マニュアルツールとは？マニュアル作成に欠かせない導入目的と効果
マニュアルツールをご存知でしょうか。近年、OJTや研修をマニュアルツールを用いて行う企業が増えてきています。
大きく分けるとマニュアルツールを導入する目的は大きく分けて２つあります。
・従業員教育の合理化と人材の即戦力化
・情報共有の効率化とコミュニケーションの迅速化
クラウドや動画、タブレットやスマートフォンといった最新のインターネット技術を活用した新しい形のマニュアルツールの登場により、低コストで従業員教育や情報共有を合理的でスピーディーに展開できる環境が整いつつあります。
このように理由は様々ですが、クラウドOJTツールやマニュアルツールの普及により、集合研修などを行うより費用や効果を考慮しても、経営効果が高いということがあるようです。
特にクラウド型のマニュアルサービスでは、動画を用いた教育により対面での学習以上の効率的かつ効果的な学習効果を発揮しているということもあるようです。動画学習は以前より普及してはいたものの、インターネット通信環境の劇的な進化による大量動画の通信が可能になった結果、近年爆発的に普及し始めました。本記事では各種マニュアルサービス、マニュアルツールについて比較しながら詳しく解説します。
マニュアルツールが求められるワケ！マニュアル作成ツールのメリット
従来は特に大手企業では専門スタッフによるマニュアルの作成や運用が行われて来ました。
紙媒体による手法がほとんどなので、例えばISO9001やISO14001などの国際的なマネジメントシステム上での運用には欠かせないものですが、従業員の多様化や即戦力化に合わせた合理的で迅速に対応できるICTを活用した新しいツールの需要が高まってきました。
マニュアルツールを用いてマニュアルを作る側のメリットとしては大きく分けて２つあります。
・ワークフローがシンプルで簡単に作れる
・現場への展開が迅速に可能
また、マニュアルを運用する側のメリットとしては大きく分けて３つあります。
・簡単にすぐに正しく理解できる
・タブレットやスマートフォンで現場で運用したい
・情報共有が双方向で迅速に行える
情報共有が双方向的に行えるというのは単なるマニュアルツール以上の効果を発揮します。特に多店舗展開企業においては双方向的な通信、コミュニケーションによるマネジメントやコミュニケーション、教育効果やキャンペーン施策の可視化を経営本部が行うことが可能となります。現場との距離が近づき、学習者一人一人の顔の見えるクラウドツールでは、教育以上に経営全体へのインパクトが非常に大きいものになるでしょう。さらに、コストがかからず、専門的な知識やスキルを持たないスタッフでも容易に作成・運用が可能なシステムであることなど、多様なニーズに柔軟に対応できるフレキシビリティーといったニーズなども重要なファクターとして注目されています。
厳選！2019年最新マニュアル（社内マニュアル）ツール7選を解説！
クラウド動画系ツールでおすすめは？
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ClipLine（クリップライン）
サービス業の多店舗ビジネス展開企業向け
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ビジュアモール ムービーライブラリ
ソフトバンクが提供する動画共有を手軽に実現できる法人向け動画共有サービス
クラウド動画系ツールは、マニュアルを運用する側のメリットが大きく、タブレットやスマートフォンを用いて現場ですぐに活用ができます。
動画やチェックリストなどにより、新人でも直感的にすぐに理解できるマニュアルが作成でき、情報共有が双方向で迅速に行えるのが強みと言えます。
例えばClipLineでは双方向的なコミュニケーションを可能とする独自システムにより、単なる教育だけではない経営全体への業務改善効果が期待されており、近年多店舗展開企業を中心に導入が進んでいます。もちろんマニュアルとしても動画を活用することで高い教育効果を発揮しています。
マニュアル作成ソフトでおすすめは？
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iTutor
ビジネスの生産性を向上させるマニュアル作成ソフト
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Dojo
マニュアル自動作成ソフト
マニュアル作成ソフトは、基本的にはパソコンでマニュアルを作成するので、従来の紙媒体の感覚で作成できるという安心感があります。
さらに、スタンドアローンアプリケーションならではのメリット（オフラインでも作業が可能など）があり、クラウド系とは異なった環境や用途で使い勝手が良いと言えます。
簡単なマニュアル作成可能なものでおすすめは？
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i-Share
専門知識がなくても、簡単に本格的なマニュアルが作成できる
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Stock
チームの情報を最も簡単に残せるツール
簡単系ツールは、わかりやすく操作が手軽で簡単なので、システムの導入が短期間に行え、運用に入ってからも初心者でもトラブル無く使える安心感から、導入効果がすぐに出やすいです。
多言語系作成ツールでおすすめは？
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AiLingual
コニカミノルタが提供する２０ヶ国語に展開が可能なサービス
多言語系ツールは、グローバルな展開をしている企業や、従業員やユーザーに海外出身者が多いなどの理由で、多言語のマニュアルを同時に展開したい場合などに威力を発揮します。
これからのマニュアルツールを選ぶために必要なこと
他店舗展開しているチェーン店などで、現場の従業員をリアルタイムに教育し、迅速な情報共有が求められているニーズを抱えた企業は多く、こうしたオンデマンドなマニュアルツールの活用が活発化しています。また、移民政策による外国人労働者の解禁や人手不足を背景に現場の教育に不安を抱えている企業は非常に多いです。このような企業にとって人件費は経営全体へ重い負担としてのしかかっており、改善は急務です。クラウドマニュアルツールはその点でも非常にオススメです。システムの導入というと非常にコストがかかり、導入する難易度は高いですが、クラウドマニュアルツールは基本的に月額サービスですので、導入コストのパフォーマンスは非常に良いです。また、クラウドツールの利点として迅速な導入が可能で企業の状況に応じたサービスの改善、カスタマイズが行われますので、導入の負担はほとんどありません。動画クラウドマニュアルサービスによる教育効果は一般的なOJTと同等ないしそれ以上に高く、OJTにおいて発生する人件費と比較してもコストを抑えることができます。現場のOJTに負担を抱えていたり、経営における人件費の改善が急務な場合はぜひ、クラウド動画マニュアルサービスをお勧めします。
タブレットやスマートフォンの普及にともない、現場のスタッフでもこうした情報端末を活用するためのハードルが低くなり、社会基盤としての環境条件が整ってきました。
さらに、動画やチェックリストなどを用いて、現場で直感的に正確にすぐに理解できるコンテンツの制作技術も進化しつつあります。動画マニュアルを自社で作成するのは負担も非常に高いです。しかし、上記でご紹介したクラウドOJTツールを展開するClipLineでは動画制作からマニュアル導入、業務改善コンサルティングサポートまで一括で行っており、コンテンツの負担を抑えることができます。
クラウドベースでインターネットを活用したこうした事例は、ICT技術の発展にともないあらゆる分野で注目を集めており、多くの分野の企業やマーケットへの浸透が期待できるでしょう。ITを飲食や小売などの分野で用いて業務や経営を改善するというのはもはや近年のスタンダードになっております。ぜひ一歩踏み出して、マニュアルサービスを利用してみるのはいかがでしょうか。
