マニュアル作成はエクセルとパワポで簡単にできる?マニュアル作成手順やテンプレサイトを厳選公開!

マニュアル作成はエクセルとパワポで簡単にできる?マニュアル作成手順やテンプレサイトを厳選公開!
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社内教育をする際にどういったツールを使うか頭を悩ませたことは多いのではないでしょうか。紙ベース、オンライン、エクセルやパワーポイントと今では様々なツールが世の中に流通しています。この記事ではエクセルやパワーポイントを使用して教育マニュアルを作成する方法をまとめてみました。

マニュアルを作成するメリットとは?マニュアルに欠かせない4つのメリット

マニュアルを作成するメリットは4つあります。まずは業務の明確化・標準化です。
業務は人の手によって行われるものです。
ゴールは同じでもそこにたどり着くまでの過程は人によって大きく異なります。
例えば量も多く、ジャンルもバラバラに保存されているファイルを渡されて「このファイルをジャンルごとに纏めて印刷し、ファイリングしてほしい」と頼まれたとします。
Aさんは先にファイルをジャンルごとに纏めてから印刷し、ファイリングしていく方法を取ります。一方でBさんは先に全て印刷してからジャンルごとに纏めてファイリング、後からファイルをジャンルごとに纏める方法を取ります。
この場合指示通りに業務は完了していますが、たどり着くまでの過程は大きく異なっています。この過程を統一するためにもマニュアルは必要です。
なぜ過程を統一する必要があるのでしょうか?もしマニュアルが整備されず過程がバラバラな場合は結果が全く同じにはなり得ないからです。これは非常に軽微な差に見えますが、サービス業など人の手による業務の場合は、小さな違いが目に見えて大きなサービスの質に反映されます。
マニュアルにより業務の手順を明確にしたりアウトプットの形式を標準化させることで、常に一定の質を保ったサービスを提供することが可能になります。

また、マニュアルは新人教育時間の短縮にも役立ちます。
マニュアルがなければ新人教育をする際、必要事項は全て口頭で伝えなければなりません。
メモを取る時間も確保が必要になるので、全て口頭で伝えるためには相当な時間が必要になります。
しかしマニュアルがあれば、要点を口頭で伝えマニュアルを熟読してもらって作業する、不明点があれば都度質問を受け付けるといった形で教育をしていけば教育担当者の負担が減るだけでなく、伝え忘れや漏れがなくなります。

そしてマニュアルがあると評価の基準を作ることができます。
過程や結果の枠組みが決まっていれば、人の手による作業においても定量的に評価が可能です。
マニュアルがなければ作業の正確性や迅速性を正確に評価することが出来ません。
正当な評価体制がなければ従業員は自分の作業を誇張して報告したり、きちんと業務を行っていても正当な評価が受けられずやる気を損なうこともあるでしょう。
マニュアルによる明確な評価基準を設けることができれば、社員一人一人の能力を正当に判断することができます。
正当な評価を行えばそれまでパッとしなかった社員が素晴らしい人材だったということで再評価され、人材の掘り返しや全体のモチベーション向上につながり、結果として企業価値を高めることができるでしょう。

さらにマニュアルがあれば機械や業務システムなどの複雑な操作における周知徹底をすることができます。
最近の業務システムは利用者にとってわかりやすく作られていますが、初めて手にするシステムはわからないことだらけなのものが今だに多いです。
新入社員にとっては見たこともないシステムをいきなり使いこなせと言ってもなかなか難しいでしょう。
また、普段からそのシステムを使用していない社員が何らかの理由で使用しないといけなくなった時にもマニュアルは効果を発揮します。
システムを使用する時の細やかな手順、ショートカットキーやエラーが出た際の対応手順などを明記しておくと、マニュアルを一見するだけで作業することが可能です。

以上のことから、マニュアルを作成するメリットは大いにあります。
しかし、マニュアルは一度作れば良いというものでもありません。
その時には最善の方法であったとしても、時代の流れやシステムの変化などで変更しなければならない点も出てくるでしょう。
常にそのマニュアルが最善であるかどうかを見極めることも大切です。そして更新できるかどうか、いわゆる拡張性のあるマニュアルを用いる必要が今後の時代変化に対応するためにはあるでしょう。

マニュアルはエクセルやパワポで作れる?テンプレでマニュアルを簡単に作ろう!

 

結論から言うとマニュアルはエクセルとパワーポイントで作れます。しかし、目的によっては使い勝手や用法を考慮し、別のツールを使ったマニュアルのほうがコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。あくまで簡易的にマニュアルを作る場合はエクセルとパワポだけでも可能です。
簡易的に作る場合ではこのような誰もが編集できるエクセルやパワーポイントでマニュアルを作成すると、マニュアル作成者のハードルが低く改善性を高くすることができるのでおすすめです。
例えばエクセルは並び替えや列の追加などが容易に行えるのでマニュアルの変更を行う際の手間が最小限に抑えらます。
エクセルやパワポでマニュアルを作成するのも良いですが、一方でネット上でテンプレートが多いのはワードです。

以下のサイトはワードのテンプレートが充実しています。

 

SILAND

 

こちらのサイトは操作マニュアルや運用マニュアルのテンプレートが多いのでこれらのマニュアルを作成しようと考えているときに使うと便利です。

 

 

マニュアルのテンプレート

 

こちらのサイトには電話応対マニュアルを作成する時に便利なテンプレートがあります。

テンプレートが多いワードの使用も視野に入れておくとより良いマニュアルを作成することが出来るでしょう。
また、パワーポイントは作図機能に優れているので、視覚に訴えるマニュアルを作りたいときには効果を絶大に発揮します。

 

簡単なマニュアル(手順書)作成・作り方の手順とコツを4項目で解説!

マニュアルを作る際に心がけたいポイントは4つあります。

厳選公開!業務マニュアル作成の簡単手順!

①マニュアルを作る範囲を決める

②マニュアルの構成と目次を考える

③マニュアルを実際に運用する

④マニュアルを運用しながら改善していく

 

まずは①マニュアルを作る範囲を決めることです。
マニュアルを作る時には最初にどこまで書くか決める事が重要です。
範囲を決めておくと、これから作成するマニュアルがぶれる事なく作成することが出来ます。
では、どのようにして業務マニュアルの範囲を決めればよいのでしょうか。
それは、誰が読むのか、どのタイミングで業務するのか、どの業務に関する内容なのかを決める事です。
大切なのは範囲を広げすぎないことです。
範囲が広すぎると、作成側にも負担がかかりますし、読み手も膨大な量に読む気をなくしてしまうこともあります。
しかし、中途半端に作成してしまっても業務を行う上で不都合が生じてしまいます。
一連の作業を行う上で必要な範囲を定めることがマニュアルを作る際に重要なポイントとなるのです。

マニュアルの範囲が決まったら次は②マニュアルの構成と目次を考えます。
マニュアルの構成や目次を考えずに書き始めると、業務必要のない情報まで記入してしまう恐れがあります。
あれも、これもとあらゆる情報を入れてしまうと、何を伝えたいのかわからないマニュアルになってしまうのです。
これを防ぐためには、業務を時系列に区切ってやるべき事を出来る限りピックアップしていきます。
また、ピックアップが終わったら、時系列に並べていきましょう。
ここで、完璧に仕上げようと思う必要はありません。
マニュアルは都度更新し、バージョンアップしていきます。

一度③マニュアルを仮運用してみましょう。
上記で作成したマニュアルを元に1度作業をしてみます。
この時点ではまだ抜けが多いマニュアルだと思いますが、それで構いません。
なぜなら、どれだけ完璧なマニュアルを目指して作成しても、1度で完璧なマニュアルを作成することは不可能だからです。
作っては運用して足りないところを埋めていくを繰り返して初めて完璧なマニュアルが出来上がるのです。
運用する際も、改善点を上げることを意識しながら業務を行ってください。
出せる改善点は全て出し、後から採用する、しないを決めると良いでしょう。

最後に④マニュアルを改善していきます。
上記で運用し、改善点が出た部分を中心にマニュアルを改善していきます。
また、運用しているとマニュアルを作成する時には考えられなかったトラブルが発生することもあるでしょう。
その時はトラブルの改善策なども盛り込んでいくとより良いマニュアルが出来上がります 。

 

マニュアルをよりよく作るには?マニュアルの作成に重要な改善ポイント

上記でも述べましたが、マニュアルを運用し、改善していくことでより良いマニュアルを作成することが出来ます。
1度で完璧なマニュアルを作成しようとせずに回数を重ねて完璧なマニュアルを作成するよう心掛けてください。
また、マニュアルは1度作成したらそれで終わりではありません。
時代の流れで変化させないと行けないところや完璧だと思っていたマニュアルよりも更に効率的なやり方が出てくることもあります。
定期的にマニュアルを見返し、本当に今のマニュアルで運用を続けていいのかを確認することがより良いマニュアルを作成するためには重要です。

また、マニュアルを作成する時には、作業内容を知っている人と、知らない人のペアで作成するとより良くなります。
なぜなら、作業内容を知っている人は「当たり前」として行っている作業があるために作業を行う上で重要な手順が抜けてしまったりすることがあるからです。
よって作業を知らない人間が1人いるだけでなぜその作業を行うのか、その作業を行う上でどういった点に注意しなければならないか等新鮮な目線で物事を判断することが出来ます。

より良いマニュアルを作成するためにもある程度マニュアルを作成したら運用してみる、作業を知らない人間に一度読んでもらうことを心がけてください。

マニュアルはテンプレでサクッと作るべき?
パワポやエクセルでのマニュアル作りにもっとも重要なこと

マニュアルを作成すると教育時間の短縮や作業の均一化が出来ることが分かりました。
また、エクセルやパワーポイントを使用して作成することで、項目の追加や削除を簡単に行うことができ、視覚に訴えるマニュアルを作成することが出来ます。
随時データを更新出来るエクセルやパワーポイントを使用することで、マニュアルの見直しも手軽に行えるので時代に合わせたマニュアルを作成することも可能ということが分かります。

一方で色々と考えてしまうとマニュアルを作成するためのコストや質を考慮する必要があり、なかなかマニュアル作りを行うことができません。もちろん既存のマニュアルサービスを利用し、マニュアル作成の負担を軽減することは可能です。一方でパワポやエクセルでテンプレを使いサクッと作ることで、自分たちの会社に必要な業務マニュアルの作成課題も浮き出てくるでしょう。まずは難しく考えることなく、マニュアルを作成する1歩を踏み出すことが重要です。

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