ナレッジシェアとは?ナレッジシェアを取り入れたeラーニングツールも紹介

ナレッジシェアとは?ナレッジシェアを取り入れたeラーニングツールも紹介
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ナレッジシェアとはビジネスシーンにおいて使われる言葉で、日本語で「知識の共有」のことを指します。一言で「知識の共有」と言っても、簡単なことではありません。組織において知識を共有することは全体の生産性向上のために、非常に重要なことではありますが、事前に綿密な計画を行うことや企業内スタッフの一人一人が意識を高め、共有することが大切です。しかし、そのような効率的で生産性の高い組織構造を作り上げ、全体で知識の共有をはかるのは並大抵のことではありません。そこで多くの企業ではナレッジシェアを行うために様々な工夫やツールの導入を行なっています。本記事では、ナレッジシュアの基本的なことから、ナレッジシェアを取り入れたeラーニングツールについて紹介します。

ナレッジシェアの必要性

まず、ナレッジシェアの必要性について説明します。
企業のほとんどで、成果を上げているのは一部の優れた行動をしているスタッフです。そして、優秀なスタッフには個人が感覚的に考えていることや、独自のやり方があります。組織全体の成果の底上げのためには、優秀なスタッフの考えや独自の方法論を共有つまり、シェアすることが欠かせません。
簡単に表現するために、難事件の解決に例えてご説明します。
難事件を解決するような名刑事は独自の経験や育んだ勘で犯人を突き止めます。この個人での経験や独自に育んできた勘という感覚的なことはなかなか言葉では表現できません。その表現できない「勘」や経験で得たものを言葉で表現できれば、それをマネすることによって皆が名刑事に近づけます。つまり、一人の名刑事の経験や勘を共有することで、他の刑事一人一人が捜査能力を向上できて、何人もの犯人が検挙できます。
なお、名刑事だからと言って全てが正しいことをしているとは限りません。改善する面もあると思いますが、名刑事の知識やノウハウをスタッフの全員が共有することで本人も気が付かなかった点を改善してよりよい捜査を行うことが可能です。
優秀なスタッフの知識やノウハウをそのスタッフ個人だけがもっているのではなく、スタッフの全員への知識・ノウハウとしてシェアすることは企業の底上げ・売り上げの向上方策として非常に重要で必要なことです。

ナレッジシェアにおいてはこのような言葉にできない刑事の勘のようなものを暗黙知と呼び、この暗黙知を組織全体へ共有できる状態にすることを形式知化すると言います。このような暗黙知から形式知への変換はナレッジシェアには欠かせない要素と言えるでしょう。

ナレッジシェアツール導入のメリット

 これまで説明しましたプロセスは、総じてナレッジマネントメントと呼ばれる経営管理手法の一環です。ナレッジマネジメントは知識経営と呼ばれており、暗黙知を形式知化しナレッジシェアを行うことは現代の企業においては至上命題であると言えます。以前より経営改善の重要施策であると提唱されているため多くの企業がナレッジシェアを行うために暗中模索しており、業務改善の方策としてナレッジマネジメントを取り入れようと奮闘しています
しかし、最近は情報技術の進歩やビジネス環境が全体的に変化していることによって従来のナレッジマネジメントでは、対応できなくなってきている面も否めません。また、多くの企業では暗黙知を形式知化するというと示し合わせたかのように「文字情報」で記録する傾向があります。確かに文章や書類は広く一般的に用いられている記録手法であり、誰でも手軽に用いることができます。一方で文書情報というのは一見して情報を習得することが難しく、整理もままならないため、どこにあるのかわからない状態に陥ってしまうことも多いです。そうなるとせっかく暗黙知を形式知化したにも関わらず、再び暗黙知化してしまいナレッジシェアができなくなってしまいます。 

 そのようなことから、ナレッジシェアを浸透させ知識経営を実行するためにも有用な知識や情報を効率的に寄せ集めて整理するということが可能となるナレッジシェアツールを導入する企業が増えています。

ナレッジシェアのタイプ

まず、ナレッジシェアのタイプを大きく分けると4つに分類でき、そのタイプは「成功事例のシェア」「専門知識のシェア」「知的資産のシェア」「顧客情報のシェア(顧客に関する知識のシェア)」です。
それでは、4つのタイプを紹介します。

① 成功事例のシェア
まずは成功事例のシェアです。
企業内の部署内における過去の成功事例をスタッフでシェアする。または、他の部署に紹介することによって、企業全体の営業成績をあげることが可能です。さらに過去の成功事例をいつでも参照できるようにしておくことで、過去の事例と同じような事案が発生したタイミングで参考とできます。

② 専門知識のシェア
企業内において、特定分野の社員の知識や外部の専門家の知識を整理してまとめておけば、新人や他の部署の社員が特定分野の部署や外部専門家に聞かなくても確認できるので問題解決が効率的にできます。

③ 知的資産のシェア
企業の日常業務にも使えるあらゆる分野の知識をシェアすることによって、さまざまな用途や分野に用いることができますので、効果的に企業全体の生産性を上げることが可能です。

④ 顧客情報のシェア
さまざまな顧客の情報をシェアすることで、企業のどんな部署のスタッフでも事前に情報が得られるので、対応する際の不安の払拭(ふっしょく)やその顧客にあった対応が可能となり、一定の成果が期待できます。

取り入れるべきツールについては、上記のどのタイプを重視するかによって変ってきますので、企業の状況に応じて、ツールを確認する必要があります。

ナレッジシェアを行うツールは一般的にはeラーニングツールと呼ばれることも多く、多くのeラーニングツールの中にはナレッジシェアを行うための仕組みが備えられています。以下で世界中で普及が進んでいるeラーニングについて説明します。

ナレッジシェアを行うために必要なeラーニングツールとは

まずeラーニングとは何かについて説明します。
eラーニングを一言でいうと、インターネット環境を有しているデジタル機器のパソコン、タブレット、スマートフォンなどを使って学習をするという事です。

eラーニングの目的

eラーニングの目的は日常の仕事への活用や、資格取得のために知識を習得することです。eラーニングを企業が導入することによって、学びの機会を従業員に提供することができて、個々の従業員のスキルアップができます。
また、いろいろな学習内容がありますので、組織人としてのコミュニケーション力向上、能力開発のみでなく、企業風土や理念の浸透など意識改革を目的として取り入れている企業もあります。

e-ラーニングはどんなことで活用されているのか

さまざまな場面でeラーニングは活用されています。これから、どのようなツールがあってその活用方法について説明します。

① 資格取得や自己啓発のためのツール
学生はもとより、社会人のeラーニング活用の主流としてあげられるのが資格取得のための学習です。選択肢は、自己啓発、医療関連、ビジネスのスキルアップ、情報技術(IT)や語学の学習と多彩に活用できます。
資格によっては、オンライン上で申し込みから、受験や受講、その結果を閲覧することまで、できるものもあります。
また、企業では、社員が希望するものや目標など必要性に応じたeラーニングが必要ですので、この求めに応じたeラーニングも多く登場しています。

② 入社前に内定者の学習としてのツール
企業によっては、eラーニングを入社前の内定者に行っております。企業の概要や業務の推進方法をeラーニングで行うことによって、入社前に抱いている企業や業務に対する疑問の払拭(ふっしょく)や内定決定後に辞退を考えている方の辞退防止策にもなります。また、入社前に企業の知識向上を図ることができますので入社後の業務がスムーズに行えることが期待できます。

③ 新人のための研修や階級別研修でのツール
eラーニングは社員のための研修の一環として取り入れることができます。学習内容は、新人研修を始めとして、それぞれ若手研修、中堅層研修、管理職層研修などの職務レベルに合わせて活用できます。また、職務レベルとは言っても同じ層でも個々の理解能力や習得ペースが違いますがそれらに応じた学習ができますので、確実な知識が個々に身に付きやすいことがいえます。

④ 経営層やリーダー育成研修のためのツール
企業によっては、経営層の研修やリーダー育成の研修のためにeラーニングを活用しています。従業員にとって、日々の業務をこなしながらの集合研修というのは、非常に大きな負担をかけます。企業でこれらの層の育成を課題としているならば、絶好の打開策です。

⑤ 社内における社内制度周知のためのツール
eラーニングでは、従業員に社内における規範や社内制度などを提供することも可能です。eラーニングの活用によって、従業員全員に理解と正しい知識が求められている社内の法令・社会規範の遵守や社内における評価制度などを周知させることができます。
書面やメールで制度の策定や変更を流しても社員の中で熟読して理解する方は非常に少ないといえます。
しかし、制度の策定や変更があったとき書面やメールなどで周知しても、熟読して理解する社員は少ないものです。しかし、eラーニング形式でグラフ化や図示、ストーリー化をすることによって、理解しやすくなることから従業員の理解負担も軽減されます。

⑥ 企業の有益な情報、付加価値のある経験や知識、情報や事例のシェアツール
eラーニングは、社内職種ごとの、経験・知識ツールとしても活用できます。人材不足で、個別に従業員を教育することが困難な昨今において、企業の有益な情報、付加価値のある経験や知識、情報や事例をシェアする手段にできます。
長期的に関係従業員に共有でき、社内の有益な知識・情報として蓄えていくことができます。

ナレッジシェアで生産性をあげるには

ナレッジシェアの基礎とeラーニングツールについて紹介しました。
企業において優秀な社員の知識を全体で共有することは企業の生産性の向上が期待できます。また、組織の一人一人が優秀なスタッフとなることも可能です。まだ取り入れていない企業がありましたら、ぜひ取り入れることを推奨いたします。

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